ISKI - Official Website | Bidang Kesekretariatan
15638
page-template-default,page,page-id-15638,qode-quick-links-1.0,ajax_fade,page_not_loaded,,vertical_menu_enabled,side_area_uncovered_from_content,qode-theme-ver-11.2,qode-theme-bridge,wpb-js-composer js-comp-ver-5.2.1,vc_responsive
 

Bidang Kesekretariatan

1. RAKOR ISKI (Rapat Kordinasi Pengurus ISKI PUSAT )

Rapat Kordinasi Pengurus ISKI Pusat  bertujuan untuk mensosialisasikan visi misi organisasi. Kegiatan ini untuk merealisasikan langkah-langkah kongkrit dari rencana program kerja masing-masing bidang / departemen

 

2. Pembuatan Papan Struktur Organisasi ISKI PUSAT

Dengan dibuatnya papan yang menunjukkan struktur organisasi ISKI  periode 2013-2017, diharapkan seluruh anggota ISKI dapat mengetahui susunan pengurus sehingga nantinya juga dapat memudahkan koordinasi antar pengurus ISKI PUSAT

  • Mengumpulkan foto dan data pengurus ISKI PUSAT
  • Membuat rancangan papan pengurus
  • Mencetak papan yang menunjukkan struktur organisasi ISKI PUSAT periode 2013-2017

 

3. Pembuatan KTA (Kartu Tanda Anggota) ISKI 

Anggota ISKI nantinya akan sangat banyak berkecimpung di dalam berbagai kegiatan, baik itu kepanitiaan, pendelegasian, maupun job , dan lainnya. Dan untuk itu dibutuhkan tanda pengenal yang membuktikan bahwa mereka adalah resmi anggota ISKI.

  • Melakukan pendataan lengkap anggota baru ISKI
  • Mencetak kartu tanda anggota ISKI bagi setiap anggota baru ISKI .
  • Melakukan Upaya Kerjasama dengan Pihak Bank dan berbagai pihak lainnya agar mendapatkan  fasilitas disqount sebagai anggota ISKI dengan menunjukan kartu keanggotaan.

 

4. Pengarsipan Seluruh Kegiatan

ISKI  banyak mengadakan dan mengikuti kegiatan-kegiatan baik itu intern maupun ekstern, sehingga dibutuhkan suatu pengarsipan yang baik, jelas, dan tersusun rapi untuk nantinya dapat dipergunakan dan menjadi evaluasi dimasa yang akan datang. Setiap Pertanggung Jawaban kegiatan wajib mengirimkan artikel dan foto kegiatan kepada Pertanggung Jawaban, dan nantinya Pertanggung Jawaban kesekretariatan akan mengarsipkan serapi mungkin, dan akan membukukannya, menjadi suatu track record kegiatan ISKI  selama 1 tahun. Program kerja  ini berjalan selama satu periode kepengurusan.

 

5. Pembuatan Sertifikat Pengurus ISKI 

Divisi Kesekretariatan membuat sertifikat pengurus untuk memberi penghargaan kepada pengurus ISKI PUSAT  periode sebelumnya yang telah bekerja selama satu periode kepengurusan. Pengadaan sertifikat ini bertujuan untuk memberikan apresiasi kepada para pengurus yang telah bersedia merelakan waktunya untuk turut memajukan ISKI.

 

6. Koordinasi dan Pengarsipan Absensi, Notulensi Rapat

Dalam mempertangnggungjawabkan tugas (rapat), dibutuhkan bukti nyata seperti absensi dan notulensi. Pertanggung Jawaban  dari divisi kesekretariatan akan mencetak dan menyediakan form absensi seluruh pengurus, (di dalam map yang telah tersedia). Dan tiap divisi atau yang berkepentingan wajib mengisi absensi untuk setiap rapat yang dilaksanakan. Setelah itu dapat meletakkan di dalam map pengembalian absensi yang telah disediakan, untuk nantinya diarsipkan oleh Pertanggung Jawaban dari kesekretariatan. Program kerja ini berjalan selama satu periode kepengurusan.

 

7. Perapian proposal dan Laporan Pertanggung Jawaban  (LPJ) tahun lalu

Arsip dan susunan proposal dan LPJ yang tidak rapi dan sistematis akan membingungkan pengurus dan menggambarkan ketidakteraturannya suatu kepengurusan, oleh karena itu dibutuhkan penyusunan kembali proposal LPJ yang lalu.

 

8. Koordinasi Proposal dan LPJ

Setiap kegiatan akan membutuhkan proposal untuk kelangsungan kepanitiannya dan LPJ sebagai media pertanggungjawabannya. Melalui proposal dan LPJ, panitia dapat melihat kekurangan dan kelebihan dari kepanitiaan yang dijalaninya. Sehingga Menempel aturan baku yang telah dibuat di ruang ISKI PUSAT dan mensosialisasikan ke setiap pengurus  ISKI serta pihak terkait. Divisi Kesekretariatan kemudian akan melakukan pengontrolan pembuatan proposal dan LPJ tiap kepanitiaan, dan pendelegasian ISKI . Dibutuhkan kejelasan dalam susunan, format dan alur pembuatannya. Mengumpulkan setiap proposal dan LPJ lain terkait program kerja yang telah dilaksanakan. Program kerja ini berjalan selama satu periode kepengurusan.

 

9. Koordinasi Surat Masuk dan Surat Keluar

Dalam menjalin hubungan internal dan eksternal ISKI , dibutuhkan sistem administrasi yang jelas. Untuk itu dibutuhkan koordinasi surat masuk dan keluar. Divisi kesekretariatan  menyediakan setiap kebutuhan surat keluar organisasi. Kemudian akan diarsipkan, begitu juga dengan surat masuk. Setiap surat masuk ke ISKI PUSAT, wajib disampaikan kepada divisi kesekretariatan. Program kerja ini berjalan selama satu periode kepengurusan.

 

10. Database Keanggotaan

Keanggotaan merupakan salah satu hal yang vital dalam organisasi. Untuk itu dibutuhkan database yang jelas dan rapi mengenai anggota ISKI. Database resmi akan berpusat pada Pertanggung Jawaban database keanggotaan, sehingga setiap ada perubahan data (apapun itu, baik perubahan/revisi nama dllnya) silahkan diberikan informasi pada Pertanggung Jawaban.

 

11. Buku Induk ISKI 

Buku Panduan Anggota dan Pengurus ISKI Pusat, Divisi kesekretariatan bermaksud untuk menciptakan produk yang bermanfaat untuk kelangsungan kegiatan organisasi ISKI Buku Induk  ISKI berisi biodata seluruh anggota ISKI beserta foto, dan pengurus 2013-2017.

 

12. Inventarisasi dan Pengadaan kelengkapan di Ruang Sekretariat ISKI PUSAT

ISKI PUSAT  yang beralamat di Jl. Dr. Saharjo Raya No. 111, Tebet, Jakarta Selatan ini memiliki sebuah ruangan yang ditujukan untuk kelangsungan organisasi, sehingga ruangan ini harus tertata rapi untuk menghindari adanya barang-barang milik ISKI  yang hilang.